Bekijk hier ons

Privacybeleid cliëntenvertrouwenspersonen CVP Wzd 20 juni 2024

Verwerkingsverantwoordelijken

Dit gezamenlijke privacybeleid is een addendum op het afzonderlijke privacybeleid van de volgende

organisaties (de verwerkingsverantwoordelijken):

1) Stichting LSR, landelijk steunpunt (mede)zeggenschap

Privacybeleid: Privacyverklaring LSR | Het LSR

Contactgegevens: Australiëlaan 11A, 3526 AB Utrecht, 030 - 293 76 64

Functionaris gegevensbescherming: mevrouw M.B. Ransdorp

2) Stichting Quasir Cliëntvertrouwenspersoon

Privacybeleid: https://www.stichtingquasircvp.nl/privacyverklaring25e81c55

Contactgegevens: de Schans 18-02, 8231 KA Lelystad, 085-4874 012

Contactpersoon gegevensbescherming: de heer E. Meijer

3) Stichting Zorgstem

Privacybeleid: https://www.zorgstem.nl/privacy/

Contactgegevens: IJsbaanpad 9-11, 1076 CV Amsterdam, 088-678 1000

Functionaris gegevensbescherming: mevrouw A. Beindorff

4) Stichting Zorgbelang Inclusief

Privacybeleid: https://www.zorgbelanginclusief.nl/over-zorgbelang-inclusief/privacyverklaring/

Contactgegevens: Weerdjesstraat 168, 6811 JH Arnhem, 088-9294 000

Functionaris gegevensbescherming: mevrouw D.M. van der Velden

Verwerking van persoonsgegevens

Dit privacybeleid ziet op de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt bij de dienstverlening

door cliëntenvertrouwenspersonen (van de hiervoor genoemde organisaties) in het kader van de Wet

zorg en dwang. Het gaat daarbij met name om de verwerking van persoonsgegevens in het registratiesysteem

dat in het kader van die dienstverlening wordt gebruikt. In het systeem worden gegevens

vastgelegd om kwesties van cliënten te behandelen.

Ten aanzien van bovenstaande verwerking van persoonsgegevens kwalificeren de hiervoor genoemde

organisaties ieder als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Iedere organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke

voor haar eigen verwerking van persoonsgegevens (waaronder de verwerking van

cliëntgegevens in het registratiesysteem).

In dit gezamenlijke privacybeleid is vastgelegd hoe er met deze verwerking van persoonsgegevens

wordt omgegaan. Dit privacybeleid beoogt het juiste gebruik van alle persoonsgegevens in het kader

van de dienstverlening. Onder juist gebruik wordt verstaan: de wijze van verzamelen, opslaan,

bewerken, beschikbaar houden en respectievelijk stellen van persoonsgegevens conform wettelijke

voorschriften en normen van maatschappelijk fatsoen.

Voornoemde persoonsgegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit

nodig is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt.

I. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

AVG de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU)2016/679.

Cliënt een persoon die vanuit een Wlz, WMO, Jeugdwet of ZVW indicatie met

onvrijwillige zorg te maken krijgt en gebruik maakt van de diensten van een

cliëntenvertrouwenspersoon Wet zorg en dwang.

CVP Cliëntenvertrouwenspersoon Wet zorg en dwang, werkzaam bij een van de

CVP-aanbieders.

CVP-aanbieder(s) Stichting LSR, landelijk steunpunt (mede)zeggenschap, Stichting Quasir

Cliëntvertrouwenspersoon, Stichting Zorgstem en Stichting Zorgbelang

Inclusief.

Dienstverlening iedere namens de CVP-aanbieders geboden vorm van dienstverlening door

een CVP aan een individuele Cliënt, bestaande uit informatieverstrekking,

advisering en/of ondersteuning in het kader van de Wet zorg en dwang.

Persoonsgegevens alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke

persoon (de “betrokkene”) zoals bedoeld in artikel 4 sub 1 AVG.

Registratiesysteem het registratiesysteem dat door de CVP-aanbieders (en hun CVP’s) gebruikt

wordt in het kader van de Dienstverlening.

Toestemming elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting

waarmee de Cliënt door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige

actieve handeling de Verwerking van zijn Persoonsgegevens aanvaardt.

Vertegenwoordiger de wettelijk Vertegenwoordiger van de Cliënt, of, indien een zodanige

persoon ontbreekt, de persoon die daartoe door de Cliënt schriftelijk is

gemachtigd in zijn plaats te treden, of, indien deze ontbreekt of niet

optreedt, de echtgenoot, de geregistreerde partner of andere levensgezel,

of, indien deze ontbreekt of niet wenst op te treden, een ouder, kind,

broer, zus, grootouder of kleinkind van de Cliënt in deze rangorde. De

Vertegenwoordiger dient meerderjarig en handelingsbekwaam te zijn.

Verwerken/Verwerking een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot

Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet

uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen,

vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen,

opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van

doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen,

aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Docusign Envelope ID: 425999A7-9F33-4D76-B878-C17B7737702E

4 van 8

4-ogenprincipe correspondentie - die een Cvp voor de Dienstverlening opstelt - laten

meelezen door een collega.

Artikel 2 Toepassingsgebied

1. Dit privacybeleid is van toepassing op iedere Verwerking van Persoonsgegevens in verband met de

Dienstverlening aan Cliënten, waaronder de Verwerking van Persoonsgegevens in het Registratiesysteem.

Artikel 3 Doel van de Verwerking van Persoonsgegevens

1. Het goed uitvoeren van de Dienstverlening aan Cliënten. Uitvoering van de Dienstverlening is een

wettelijke taak, conform de Wet zorg en dwang.

2. Het signaleren van tekortkomingen in de zorg en ter ondersteuning van het kwaliteitsbeleid ten

aanzien van de zorg en/of het cliëntenbeleid.

II. DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Artikel 4 Voorwaarden voor een rechtmatige Verwerking

1. Om Persoonsgegevens van de Cliënt te mogen Verwerken in het kader van de Dienstverlening aan

Cliënten hebben de CVP-aanbieders Toestemming nodig van de Cliënt en/of de

Vertegenwoordiger.

2. De Toestemming zoals bedoel in lid 1 wordt mondeling gevraagd en vastgelegd met de datum

waarop de Toestemming is verkregen. Daarnaast wordt deze Toestemming, bij voorkeur en indien

mogelijk, ook schriftelijk gevraagd en vastgelegd.

3. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de AVG op behoorlijke en zorgvuldige wijze

verwerkt.

4. Persoonsgegevens worden voor de in artikel 3 genoemde doeleinden verzameld en worden niet

verder Verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

5. Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet

bovenmatig zijn.

Artikel 5 Informatie aan de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger

1. De persoon die werkzaam is bij de CVP-aanbieder die gedurende het eerste directe contact met de

Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger Persoonsgegevens van de Cliënt verkrijgt van de Cliënt en/of

dienst Vertegenwoordiger, informeert de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger over:

a. de Verwerking van die Persoonsgegevens door de CVP-aanbieder in het kader van de

Dienstverlening;

b. de doeleinden en grondslag van deze Verwerking van Persoonsgegevens;

c. de bewaartermijn van deze Persoonsgegevens;

d. de rechten die de Cliënt ten aanzien van deze Verwerking van Persoonsgegevens kan

uitoefenen;

e. het recht van de Cliënt om een klacht over de CVP-aanbieder in te dienen bij de onafhankelijke

klachtencommissie, alsmede het recht een klacht in te dienen over de Verwerking van

Persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. De CVP die het eerste inhoudelijke gesprek met de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger voert en

daartoe Persoonsgegevens van de Cliënt ontvangt van de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger,

informeert de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger over:

Docusign Envelope ID: 425999A7-9F33-4D76-B878-C17B7737702E

5 van 8

a. de Verwerking van die Persoonsgegevens door de CVP-aanbieder in het kader van de

Dienstverlening;

b. de doeleinden en grondslag van deze Verwerking van Persoonsgegevens;

c. de bewaartermijn van deze Persoonsgegevens;

d. de rechten die de Cliënt ten aanzien van deze Verwerking van Persoonsgegevens kan

uitoefenen;

e. het recht van de Cliënt om een klacht over de CVP-aanbieder in te dienen bij de onafhankelijke

klachtencommissie, alsmede het recht een klacht in te dienen over de Verwerking van

Persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

3. Tevens informeert de Cvp zoals bedoeld in lid 2 de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger dat

nadere informatie over de Verwerking van Persoonsgegevens door de CVP-aanbieder aanwezig is

op haar eigen (afzonderlijke) website.

4. De Cvp die het intakegesprek met de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger verzorgt, informeert

de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger over hetgeen hierboven in lid 2 en 3 genoemd staat.

5. De Cvp die de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger mondeling informeert op grond van dit artikel

biedt deze informatie op verzoek van de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger ook in een

schriftelijke vorm aan.

6. Het verstrekken van de informatie op basis van dit artikel kan achterwege blijven als de Cliënt

en/of diens Vertegenwoordiger reeds over deze informatie beschikt.

Artikel 6 Het bestand (cliëntdossier)

1. In het cliëntdossier (als onderdeel van het Registratiesysteem) legt de Cvp alle Persoonsgegevens

vast die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van de Dienstverlening. Vastgelegd wordt

onder meer, voor zover bekend en van toepassing:

1. NAW-gegevens van de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger;

2. of er sprake is van gezondheidsgegevens (als bijzondere Persoonsgegevens) van de Cliënt;

3. geboortedatum van de Cliënt;

4. gegevens over (medewerkers van) de zorgaanbieder en 'derden' waarover de kwestie gaat;

5. informatie over de hulpvraag van de Cliënt en wat de Cliënt wil bereiken (doelvraag);

6. wettelijk kader, grondslag, afspraken;

7. signalen;

8. overige gegevens die betrekking hebben op de Dienstverlening.t

Artikel 7 Toegang tot de Persoonsgegevens in het cliëntdossier

1. De CVP die direct betrokken is bij de Dienstverlening aan de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger,

alsmede de vervanger van deze CVP, hebben toegang tot de Persoonsgegevens van de Cliënt in het

cliëntdossier, voor zover noodzakelijk voor diens taakuitoefening.

2. In uitzonderlijke situaties en indien noodzakelijk voor diens taakuitoefening hebben toegang tot de

Persoonsgegevens van de Cliënt in het cliëntdossier:

a. de leidinggevende(n) van de in lid 1 bedoelde CVP’s en de projectmanager(s) van de CVPaanbieders,

indien er sprake is van:

1. inhoudelijk overleg over een kwestie;

2. voortgangsbewaking van het proces en de kwaliteit van de Dienstverlening.

b. de leverancier van het Registratiesysteem, indien er sprake is van:

1. het optimaliseren van het technische proces.

3. Om de rechtmatige toegang tot Persoonsgegevens te waarborgen, zijn er beveiligingsmaatregelen

ingesteld door de CVP-aanbieders:

Docusign Envelope ID: 425999A7-9F33-4D76-B878-C17B7737702E

6 van 8

a. iedere CVP-aanbieder heeft enkel toegang tot de Persoonsgegevens met betrekking tot de

kwesties waar de betreffende CVP-aanbieder bij betrokken is;

b. van alle processtappen wordt vastgelegd wie de Persoonsgegevens heeft geraadpleegd en

wanneer dat is gebeurd.

4. Uit het cliëntdossier kunnen op verzoek van de Cvp tijdelijk Persoonsgegevens worden verstrekt

aan een collega CVP die in het kader van het 4-ogenprincipe meeleest met correspondentie ten

behoeve van de Dienstverlening aan de betreffende Cliënt. In dat geval dient de collega CVP de

Persoonsgegevens te verwijderen zodra deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn

verstrekt. De CVP dient hierop toe te zien.

5. In geval van verstrekking van Persoonsgegevens uit het cliëntdossier ten behoeve van beleidsvoorbereiding,

beleidsevaluatie of in verband met subsidievoorwaarden, worden de te verstrekken

Persoonsgegevens vóór de verstrekking ontdaan van hun identificerende kenmerken, zodat ze niet

langer te herleiden zijn tot een individueel persoon.

6. De externe auditor kan toegang verleend worden tot Persoonsgegevens in het cliëntdossier, alleen

voor zover dat noodzakelijk is voor de kwaliteitstoetsing en enkel in aanwezigheid van een

medewerker van de CVP-aanbieders.

Artikel 8 Verstrekking van cliëntgegevens aan derden

1. Op grond van de Wet zorg en dwang is de CVP verplicht tot geheimhouding. Zonder Toestemming

van de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger verstrekken de CVP-aanbieders geen Persoonsgegevens

van Cliënten aan derden, tenzij er sprake is van een situatie beschreven in dit artikel.

2. De verplichting tot geheimhouding geldt niet:

a. indien en voor zover een wettelijk voorschrift de CVP tot mededeling van de informatie

verplicht, of;

b. indien en voor zover de CVP tot het oordeel komt dat er sprake is van een zeer uitzonderlijke

noodsituatie waarbij geheimhouding leidt tot:

1. ernstige schade voor de Cliënt;

2. ernstige schade voor een ander.

3. Over verstrekkingen zoals bedoeld in dit artikel voert de CVP vooraf overleg met zijn leidinggevende

of projectmanager.

4. De Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger wordt vooraf geïnformeerd over de doorbreking van de

geheimhoudingsplicht. De keuze tot doorbreking van de geheimhoudingsplicht wordt naar de

Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger inhoudelijk gemotiveerd door de CVP.

Artikel 9 Bewaartermijn van de Persoonsgegevens in het cliëntdossier

1. De bewaartermijn van Persoonsgegevens in het cliëntdossier is vastgesteld op 5 jaar, maar zal korter

zijn indien de betreffende Persoonsgegevens vóór het aflopen van die termijn niet meer nodig zijn

voor de doeleinden waarvoor zij worden Verwerkt.

2. Indien de bewaartermijn van de Persoonsgegevens is verstreken worden de gegevens door de CVPaanbieder

verwijderd/vernietigd.

III. DE RECHTEN VAN CLIËNTEN

Artikel 10 Uitoefenen rechten

1. Op de rechten van Cliënten uit artikel 11 t/m 17 kan de Cliënt dan wel diens Vertegenwoordiger

een beroep doen bij de CVP-aanbieder die de Dienstverlening aan de Cliënt en/of diens

Docusign Envelope ID: 425999A7-9F33-4D76-B878-C17B7737702E

7 van 8

Vertegenwoordiger verleent. De daarvoor te gebruiken contactgegevens van de CVP-aanbieders

staan opgenomen aan het begin van dit privacybeleid.

Artikel 11 Recht van inzage

1. De Cliënt heeft recht op inzage in de Persoonsgegevens die Verwerkt worden, voor zover de

Persoonsgegevens op de Cliënt betrekking hebben en met de inzage niet de privacy van anderen in

het geding komt.

2. Wanneer daartoe een verzoek is ontvangen, dient de inzage binnen een termijn van vier weken of

zoveel eerder als mogelijk is, plaats te vinden. Daarbij wordt aan de Cliënt ook de aanvullende

informatie verstrekt over de Verwerking van de betreffende Persoonsgegevens zoals bedoeld in

artikel 15 lid 1 AVG.

3. De CVP-aanbieders verstrekken de Cliënt en/of diens Vertegenwoordiger een kopie van de

Persoonsgegevens van de Cliënt die worden Verwerkt. Indien de Cliënt en/of diens

Vertegenwoordiger om bijkomende kopieën verzoekt, kunnen de CVP-aanbieders op basis van de

administratieve kosten hiervoor een redelijke vergoeding in rekening brengen.

Artikel 12 Recht op rectificatie

1. De Cliënt heeft het recht om de CVP-aanbieders te verzoeken om de hem betreffende Persoonsgegevens

te verbeteren of aan te vullen. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

2. De CVP-aanbieders dragen er zorg voor dat een beslissing tot rectificatie zo spoedig mogelijk

wordt uitgevoerd.

Artikel 13 Recht op gegevenswissen

1. De Cliënt heeft het recht de CVP-aanbieder te verzoeken zijn Persoonsgegevens te wissen.

2. De CVP-aanbieders zijn verplicht de Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen

wanneer een van de gevallen uit artikel 17 lid 1 AVG van toepassing is, tenzij er sprake is van een

van de uitzonderingen uit artikel 17 lid 3 AVG.

Artikel 14 Recht op beperking van de verwerking

1. De Cliënt heeft het recht van de CVP-aanbieders de beperking van de Verwerking van zijn

Persoonsgegevens te verkrijgen indien een van de volgende elementen van toepassing is:

a. de juistheid van de Persoonsgegevens wordt betwist door de Cliënt, gedurende een periode

die de CVP-aanbieders in staat stellen de juistheid van de Persoonsgegevens te controleren;

b. de verwerking is onrechtmatig en de Cliënt verzet zich tegen het wissen van Persoonsgegevens

en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;

c. de CVP-aanbieders hebben de Persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden,

maar de Cliënt heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing

van rechtsvordering;

2. Wanneer de verwerking op grond van lid 1 is beperkt, worden Persoonsgegevens (met

uitzondering van de opslag ervan) slechts verwerkt:

a. met toestemming van de Cliënt;

b. voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of

c. ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon.

3. De Cliënt die overeenkomstig lid 1 een beperking van de Verwerking heeft verkregen, wordt door

de CVP-aanbieders op de hoogte gebracht voordat de beperking van de Verwerking wordt

opgeheven.

Docusign Envelope ID: 425999A7-9F33-4D76-B878-C17B7737702E

8 van 8

Artikel 15 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

1. De Cliënt heeft het recht de hem betreffende Persoonsgegevens, die hij aan de CVP-aanbieders heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en hij heeft het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door de CVP-aanbieders.

2. Bij de uitoefening van zijn recht uit lid 1 heeft de Cliënt het recht dat de Persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks van de CVP-aanbieders naar een andere verwerkings-verantwoordelijke worden doorgezonden.

Artikel 16 Intrekken toestemming

1. De Cliënt heeft het recht zijn Toestemming voor de Verwerking van zijn Persoonsgegevens te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de Toestemming laat de rechtmatigheid van de Verwerking op basis van de Toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Artikel 17 Klachtrecht

1. De Cliënt heeft het recht om schriftelijk een klacht in te dienen bij de CVP-aanbieders.

2. De Cliënt heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens inzake de Verwerking van zijn Persoonsgegevens door de CVP-aanbieders.

IV. SLOTBEPALINGEN

Artikel 18 Slotbepalingen

1. Dit privacybeleid is in werking getreden op 1 september 2024.

2. Dit privacybeleid kan worden gewijzigd of ingetrokken door de CVP-aanbieders.

3. Dit privacybeleid kan worden aangehaald als ‘Privacybeleid cliëntenvertrouwenspersonen CVP Wzd’.